دستورالعمل اجرایی استاندارد یا همان SOP (Standard Operating Procedures) به مجموعه ایی از روش های اجرایی مکتوب گفته می شود که فعالیت های روزمره در یک گروه کاری یا یک شرکت را تعیین می کند . SOP مستندی است که تک تک مراحل انجام یک کار را ثبت می نماید . یک نویسنده باید تمامی فرآیندهای کاری را مطابق دستورالعمل های کاری انجام دهد و با امضاء SOP از تکمیل شدن مراحل کار مطمئن شود .
SOP نویسی یکی از اصول اساسی سیستم های مدیریت کیفیت (QMS) می باشد . SOP باید به آسانی در اختیار کارمندان و مسئولین بخش های مختلف یک سازمان قرار گیرد . دستورالعمل اجرایی استاندارد به عنوان یک منبع آموزشی برای کارکنان جدیدالاستخدام محسوب می شود و به نیروها شیوه انجام صحیح و اصولی هر فرآیندی را نشان می دهد . هم چنین می توان از این دستورالعمل برای اصلاح فرآیندها و بازآموزی کارکنان استفاده کرد .
هم چنین دستورالعمل اجرایی استاندارد می تواند در ارزیابی های عملکردی و آنالیزهای داده ای راهگشای تیم های کاری باشد . ۵گام اساسی زیر باید در طراحی یک SOP مورد استفاده قرار داد :
- ایجاد فایل های تمپلت برای استندارد نویسی (SOP نویسی) .
دستور العمل اجرایی استاندارد
- تعریف فرمت های ایجاد SOP با توجه به نیازهای سازمانی .
- تعریف شرایط مهم از جمله شیوه نگارش ، دستور زبان ها و ..
- تایید نهایی ساختار یک سند SOP .
- بازنگری مرتب و دوره ای در SOP ها و معرفی SOP های جدید مورد نیاز .
اهمیت SOP نویسی
وجود دستورالعمل اجرایی استاندارد باعث می شود تا اثربخشی و کیفیت فعالیت ها افزایش یابد . همچنین در صورتی که عدّه ای از نیروها به هر دلیلی سازمان را ترک نمایند ، ساختارها و شیوهای انجام یک فرآیند دستخوش تغییر و آسیب نخواهد گردید .
این که چه چیزی را در SOP بنویسیم از موضوعات با اهمیت می باشد . ساده ترین پاسخی که به این موضوع می توانیم بدهیم این است که هر چیزی که قابلیت نوشته شدن و ثبت را داشته باشد باید در SOP جابگیرد . باید توجه داشت که SOP باید در تاریخ مشخص شده خود نوشته شود . SOP ها باید همواره در دسترس کاربران قانونی باشند و آن ها بتوانند با استفاده از آن ، ساختارهای کاری خود را اصلاح نمایند .
کارکرد اصلی یک دستورالعمل اجرایی استاندارد این است که یک سیستم کاری را با حداکثر سرعت به سوی هدف رهنمون سازد . SOP نویسی در ابتدا شاید کاری وقت گیر به نظر بیاید امّا با گذشت زمان توانایی افراد در SOP نویسی افزایش خواهد یافت و سرعت تهیه گزارشات بهبود می یابد . در این زمان کارکنان و مدیران عالی شاهد ذخیره شدن زمان زیادی را برای خود خواهند بود چرا که آنها توانسته اند تا حد زیادی فرآیندهای کاری خود را اصلاح و بهینه سازند .
نویسنده : مسعود معاونی
