فرآیندهای کسب و کار (Business Process) به مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط با یک مهارت یا هدف خاص اطلاق می‌شود که به وسیله آن‌ها عملکرد یک سازمان بهبود می‌یابد. برای شناسایی فرآیندهای سازمانی نیاز داریم تا اطلاعات مهم را از هر بخش سازمان استخراج کنیم.
یک رهبر سازمانی بایستی فرآیندهای موجود در حیطه خود را شناسایی کند و سعی نماید تا با ایجاد تغییرات فرهنگی، تخصیص ساختار سازمانی مناسب و ایجاد مشوق‌های لازم در کارکنان خود، ضمانت‌های لازم اجرایی برای اجرای فرآیندهای کسب و کاری را فراهم آورد.
در پستی درباره مدیریت فرآیندهای کسب و کار(BPM) صحبت کرده‌ایم که می‌توانید از این لینک به مطالعه آن بپردازید. در این پست قصد داریم به خود موضوع فرآیندهای کسب و کاری بپردازیم.
مراحل تعریف فرآیندهای کسب و کار
فرآیندهای کسب و کار شامل یک چرخه می‌باشند. چرخه‌ای که هیچ‌گاه به پایان نخواهد رسید. در هر چرخه ما شاهد شناسایی ایرادات و ارائه راهکارهایی برای بهبود آن‌ها می‌باشیم. این مراحل شامل موارد ذیل می‌شوند:
- برنامه‌ریزی و استراتژی
- آنالیز
- طراحی و مدل‌سازی
- پیاده‌سازی و اجرا
- پایش و کنترل
- اصلاح و بهینه‌سازی
درک استراتژی و اهداف سازمانی باعث می‌شود تا بتوان فرآیندهای کسب و کاری را به بهترین شکل طراحی کرد. برای اینکه هر سازمانی به موفقیت دست یابد و فرآیندهای خود را به بهترین شکل اجرا و مدیریت نماید، نیازمند کنترل و اندازه‌گیری عملکرد بخش‌های مختلف می‌باشد.
یک محتوای کاربردی: آشنایی با قوانین و مهارتهای کسب و کار
معرفی انواع فرآیندهای سازمانی
در هر سازمانی با سه نوع فرآیند مواجه هستیم:
- فرآیندهای اصلی(کلان): فرآیندهایی هستند که مستقیما برای مشتریان یک سازمان ایجاد ارزش می‌کنند. این فرآیندها زنجیره ارزش اصلی سازمان را بوجود می‌آورند. تشخیص، مستندسازی و مدل‌سازی در هر سازمانی باعث می‌شود تا امکان پیگیری سرویس‌های مدنظر مشتریان وجود داشته باشد. تشخیص درست فعالیت‌های اصلی، امکان تغییرات سازنده در سازمان را افزایش می‌دهد.
- فرآیندهای پشتیبانی: این فرآیندها به منظور حمایت از فعالیت‌های اصلی در یک سازمان ایجاد می‌شوند که این امر معمولا از طریق مدیریت منابع یا زیرساخت‌ها انجام می‌شود. فرآیندهای پشتیبانی به طور مستقیم برای مشتریان سازمان ایجاد ارزش نمی‌کنند، امّا می‌توانند ناهنجاری‌ها و مشکلات سازمان را برای اجرای موثر فرآیندها از بین ببرند. فرآیندهای پشتیبانی معمولا دارای محدودیت‌هایی از لحاظ منابع یا تکنولوژی هستند. مهمترین فرآیندهای پشتیبانی عبارتند از:
- مدیریت فناوری اطلاعات
- مدیریت ظرفیت و تسهیلات
- مدیریت منابع انسانی
- مدیریت امور مالی
- فرآیندهای مدیریتی: فرآیندهای مدیریتی به منظور اندازه‌گیری، پایش و کنترل فعالیت‌های کسب و کاری به کار می‌روند. این فرآیندها یک سازمان را مطمئن می‌سازند که فرآیندهای اصلی و پشتیبانی به اهداف عملیاتی، مالی، حقوقی و قانونی خود رسیده‌اند. این فرآیندها به طور مستقیم برای مشتریان ایجاد ارزش نمی‌کنند امّا اجرای دقیق آن‌ها بمنظور اطمینان از میزان کارآیی و اثربخشی عملکرد سازمان(بهره‌وری)، الزامی می‌باشد.
۱۰ گام مهم برای راه‌اندازی یک کسب و کار
انواع فعالیت‌های سازمانی
هر فرآیند کسب و کاری با توجه به نوع و شرایط خود، شامل یک یا چندین فعالیت می‌شود. این فعالیت‌ها از لحاظ ساختاری دارای سه نوع می‌باشند:
- ارزش افزوده: فعالیت‌های ارزش افزوده شامل فعالیت‌هایی هستند که در ایجاد خروجی مثبت در یک سازمان موثر واقع شوند.
- مبادلات: فعالیت‌هایی از جنس تبادل می‌باشند، بدین معنی که اجرای فعالیتی از یک فرآیند به یک واحد سازمانی دیکر انتقال می‌یابد. در انتقال بین واحدی باید کنترل‌های لازم در مبدا صورت پذیرد. این کنترل‌ها توسط بخش کنترل فرآیند صورت خواهد پذیرفت.
- کنترل: فعالیت‌های کنترلی، تضمین‌کننده عملکرد فرآیندها در یک محدوده معین و موردانتظار هستند. کنترل‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندها به اهداف مورد نظر دست یابند و براساس استانداردها و قوانین عمل کنند. کنترل‌ها یادآور شرط‌ها در تدوین فرآیندها می‌باشند. تحقق شرط به معنای شروع شدن یک فعالیت جدید در ساختار فرآیند می‌باشد. فعالیت‌های کنترلی قادر هستند شرایط ناخواسته را اصلاح، حذف و حتی پیش‌بینی کنند و در صورت لزوم مسیر فرآیند را تغییر دهند.
در فرآیندهای کسب و کار، بهبود و تکرار اهمیت بسیاری دارد. بهینه‌سازی باعث می‌شود تا شاهد بهبود عملکرد و ارتقاء بهره‌وری در یک سازمان باشیم. اصلاح فرآیندها موجب می‌شود تا به مرور زمان نحوه انجام امور مختلف بهبود یابد و بهترین نتایج حاصل شود.